Cinco pasos para constituir una empresa en México
México es un destino atractivo para los inversores, pero la constitución de una empresa en el país puede ser todo un desafío y requiere una comprensión profunda de las regulaciones y políticas locales.
En nuestro Índice Global de Complejidad Corporativa (GBCI) 2024, México se clasificó como la cuarta jurisdicción más compleja para hacer negocios, reflejando su posición en el GBCI 2022 y 2023. Las complicadas normas y reglamentos del país son los principales impulsores de esta complejidad, por ejemplo, la creación de una cuenta bancaria y la obtención de un visado de trabajo pueden llevar mucho tiempo y ser engorrosas.
Los recientes cambios en la legislación fiscal mexicana exigen ahora que todas las entidades mexicanas comuniquen al escribano público la información pertinente sobre los beneficiarios mayoritarios antes de su constitución. Un beneficiario mayoritario se define como cualquiera que se beneficie de participar en la estructura de la entidad y/o tenga algún tipo de poder de decisión.
Cinco pasos para establecer un negocio en México
Siga estos pasos para garantizar un proceso de constitución fluido en México:
1. Elegir el tipo de entidad
El primer paso para constituir una empresa en México es decidir si la compañía será una entidad, una sucursal o una oficina de representación. La naturaleza del negocio guiará el proceso de toma de decisiones. También es importante decidir si tendrá un representante local para supervisar el proceso de constitución, o si se designará a un experto en México para que le asista.
2. Seleccionar el nombre de la entidad
Una vez elegido el tipo de entidad, deberá seleccionar un nombre. Es aconsejable seleccionar de tres a cinco opciones antes de solicitar nombres de entidades al Ministerio de Economía. La aprobación o rechazo del nombre propuesto puede tardar entre tres días hábiles y una semana.
En México, la denominación social de una entidad no se relaciona con las marcas, que deben gestionarse por separado.
También es importante tener en cuenta que las autoridades gubernamentales mexicanas no están vinculadas y que los registros ante diferentes organismos gubernamentales se tratan por separado.
3. Garantizar una buena gobernanza
Si la entidad mexicana tiene accionistas extranjeros, se requerirán múltiples documentos para respaldar el proceso de constitución. Algunos de estos documentos necesitan ser certificados y apostillados, o legalizados (si el país ha suscrito la Convención de La Haya), para ser aceptados en México.
A diferencia de otros países, donde un escribano público es un testigo y también firma documentos, en México un escribano público es un abogado con experiencia nombrado exclusivamente por el gobernador del Estado. Su función es firmar y certificar documentos y proporcionar asesoramiento jurídico en caso necesario.
Si un representante en México colabora en el proceso de constitución de la empresa y actúa en nombre de accionistas extranjeros, los accionistas o sus representantes deberán firmar un poder notarial, que también deberá ser legalizado ante escribano y apostillado para que tenga validez en México.
Mientras se formaliza toda la documentación, se deben redactar los estatutos, ya que todas las personas en México deben contar con ellos. Los estatutos sociales se agregarán de acuerdo a las especificaciones de los estatutos (y se incluirán en la misma escritura pública). Es obligatorio que los estatutos de cualquier compañía sean certificados. Una vez que los documentos han sido firmados y presentados ante escribano, el proceso legal de constitución ha finalizado. El plazo para este paso puede variar dependiendo de cuándo el escribano público mexicano reciba los documentos originales firmados, certificados y apostillados. Una vez que el escribano público ha recibido toda la documentación requerida, la firma de la incorporación debe tomar menos de 10 días hábiles.
Toda la documentación impresa de la entidad debe ser enviada al escribano público mexicano con firmas de “tinta húmeda”. Las firmas digitales no están permitidas por las autoridades mexicanas.
Vale la pena tener en cuenta que una apostilla o legalización podría llevar de dos a tres semanas adicionales, dependiendo de los otros países involucrados.
Los trámites deben realizarse en persona, no de forma virtual o en línea. El escribano público mexicano también supervisa el registro de la empresa ante el Registro Público de Comercio en la ciudad donde la empresa tendrá su domicilio social. Este proceso solía tardar un mes, pero ahora puede hacerse en un día.
4. Obtener un número de identificación fiscal
Su empresa recién constituida debe tener un número de identificación fiscal para realizar negocios en México. El número de identificación fiscal sólo puede ser solicitado por un residente o ciudadano mexicano, lo que significa que debe concederse un PdA a la persona física que solicita el número de identificación fiscal.
Los registros obligatorios, incluyendo la inscripción ante el Registro Nacional de Inversiones Extranjeras y el Instituto Mexicano del Seguro Social, la solicitud de una cuenta bancaria o la emisión de facturas, no serán posibles sin un número de identificación fiscal.
La persona física que actúe en nombre de la entidad debe personarse ante la autoridad fiscal con el acta constitutiva para solicitar el NIF. Este paso también puede realizarlo el escribano público; sin embargo, el representante debe acudir a la escribanía para firmar la solicitud del NIF. Es importante tener en cuenta que no todos los escribano públicos en México proporcionan este servicio; las citas se han limitado recientemente debido a las regulaciones relacionadas con la pandemia, lo que resulta en tiempos de espera significativos. Algunas interacciones pueden tardar más de dos meses.
Para obtener una identificación fiscal, la empresa debe tener una oficina física en México con un comprobante de domicilio autorizado. Esta ubicación física se registrará ante las autoridades mexicanas y se utilizará para verificar la existencia legal de la empresa y recibir memorandos o notificaciones de las autoridades mexicanas. Este es uno de los aspectos más desafiantes del proceso de incorporación, dado que hay muy pocos documentos que la autoridad fiscal y otras autoridades gubernamentales aceptarán. El proceso de identificación fiscal es también un procedimiento presencial y no puede hacerse virtualmente o en línea.
5. Abrir una cuenta bancaria
Las empresas recién constituidas deben tener una cuenta bancaria mexicana, ya que los impuestos sólo pueden pagarse a través de determinados bancos mexicanos. Los bancos no mexicanos no disponen de las plataformas utilizadas por las autoridades fiscales mexicanas para recibir los pagos de impuestos. Este proceso sólo puede llevarse a cabo una vez que la empresa ha recibido su identificación fiscal y puede tardar entre seis semanas y tres meses.
El primer paso para abrir una cuenta bancaria es iniciar el proceso de Conozca a su Cliente (KYC, por sus siglas en inglés) que exigen las instituciones bancarias, de acuerdo con sus propias políticas internas. Este paso requiere más de la mitad del plazo mencionado o, en algunos casos, hasta un mes para completarse.
Las instituciones bancarias en México no pueden iniciar el proceso de apertura de una cuenta bancaria sin que se proporcione una identificación fiscal y no se aceptarán firmas digitales. Por esta razón, este proceso debe realizarse en persona, en una sucursal de la institución bancaria correspondiente.
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